Ana sayfa / Neler mümkün / Muhasebe ve belge işlerinde otomasyon
Muhasebe ve belge işlerinde otomasyon
Aynı fatura bilgisini bir ekrandan ötekine yazmak, belge aramak, eksik evrak kovalamak işin en çok vakit alan kısmı olmasın.
Belge gelir, bilgi yerine geçer
Fatura, fiş ya da sözleşme sisteme ulaşınca gerekli bilgiler okunur, kontrol için ekibinize gösterilir, onaydan sonra ilgili yere aktarılır. Belge de kaydıyla birlikte saklanır. Önce belgelerinizin nereden geldiğine ve nereye gitmesi gerektiğine bakıyor, akışı buna göre kuruyoruz.
Kimler için uygun?
Çok sayıda fatura ve belge işleyen muhasebe ekipleri, mali müşavirlik ofisleri, satın alma ve operasyon birimleri, belgeleri e-posta ve klasörler arasında dağılmış işletmeler.
Otomasyon neler yapabilir?
- Fatura ve fişlerden bilgi okuma
- E-posta ile gelen belgeleri toplama
- Muhasebe programına aktarım
- E-fatura ve e-arşiv kayıtlarını işleme
- Banka hareketlerini eşleştirme
- Eksik ya da hatalı bilgiyi işaretleme
- Onay akışları
- Belge arşivi ve arama
- Ödeme ve vade hatırlatmaları
- Raporlar
Kontrol kimde kalır?
Otomasyon yazma işini azaltır, sorumluluğu üstlenmez. Emin olamadığı kaydı işaretler, ekibiniz bakmadan geçirmez. Hangi kayıtların otomatik geçeceğini, hangilerinin onay bekleyeceğini birlikte belirliyoruz.
Hazır araç mı, size özel akış mı?
Kullandığınız muhasebe programının kendi belge okuma ya da e-fatura özellikleri işinizi görebilir. Önce onları doğru kullanmak en hızlı ve en ucuz yoldur.
Belgeleriniz farklı kaynaklardan geliyorsa, birden fazla program arasında aktarım gerekiyorsa ya da onay düzeniniz size özgüyse özel bir akış daha doğru olur. Size hangisinin uyduğuna, karar vermeden önce birlikte bakıyoruz.
Fiyatı ne belirler?
Fiyat belge türüne ve sayısına, bağlanacak programlara, onay düzenine ve verinin nerede tutulacağına göre değişir. Birkaç örnek belgeye baktıktan sonra net bir kapsamla teklif veriyoruz.
Sık sorulan sorular
Kullandığım muhasebe programına bağlanır mı?
Bu, programın bağlantı imkânlarına bağlıdır. Doğrudan bağlantı yoksa programın kabul ettiği dosya biçimiyle aktarım da bir yoldur. Kurulumdan önce birlikte bakıyoruz.
Belgeyi yanlış okursa ne olur?
Yapay zekâ hata yapabilir. Bu yüzden emin olunamayan kayıtları işaretliyor, ekibinizin kontrolüne bırakıyoruz. Belge kaydın yanında durduğu için karşılaştırmak kolaydır.
Mali müşavirin yerine geçer mi?
Hayır. Elle girişi ve belge takibini azaltır. Mali sorumluluk ve son karar mali müşavirinizde ve ekibinizde kalır.
Fotoğrafı çekilmiş ya da taranmış belgeler okunur mu?
Evet, okunabilir durumdaysa. El yazısı ve bozuk görüntülerde başarı düşer; bunları kontrole düşürüyoruz. Kendi belgelerinizle önce deneme yapıyoruz.
Belgelerimiz dışarı çıkar mı?
Bu, seçilen kuruluma bağlıdır. Bulut tabanlı bir model kullanılırsa belge içeriği model sağlayıcısına iletilir. Daha sıkı bir gereksinim varsa farklı seçenekleri değerlendiriyoruz. Bunu kurulumdan önce birlikte netleştiriyoruz.
E-fatura kullanıyorum, yine de işe yarar mı?
Evet. E-fatura bilgileri zaten düzenli geldiği için aktarım ve eşleştirme kolaylaşır. Asıl kazanç kağıt belgelerde, onayda ve takipte olur.
Her belge türü için çalışır mı?
Düzeni benzer belgelerde daha iyi sonuç alınır. Hangi belgelerle başlanacağını örneklere bakarak birlikte seçiyoruz.
Kimler hangi belgeyi görür?
Yetkileri kişi ve birim bazında birlikte belirliyoruz. Verilerin saklanmasını KVKK ve yasal saklama süreleri gözetilerek kuruyoruz.
Kurulumdan sonra aylık gider olur mu?
Çoğu kurulumda olur. Model kullanımı ve sunucu ücreti belge sayısına göre değişir. Bunları teklifte ayrıca gösteriyoruz.
Kurulum ne kadar sürer?
Süre belge türlerine ve bağlantılara göre değişir. Teklifle birlikte net bir takvim paylaşıyoruz.
Yazılımın kodu kime ait olur?
Kodun sahipliğini işin kapsamına göre birlikte konuşuyor, anlaşmaya yazıyoruz.
Sistem bize nasıl teslim edilir?
Teslimin nasıl yapılacağını işin başında birlikte belirliyoruz. Kullanımı ekibinize öğreterek devrediyoruz.
Destek ne kadar sürer?
Teslimden sonraki ilk altı ay hata ve sorun gidermeleri için destek veriyoruz. Sonrası sözleşmeye bağlıdır.